Lunes, 03 Agosto 2020 07:53

PedidoE al rescate de las pymes HORECA

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El COVID-19 ha marcado y sigue marcando nuestra rutina y el día a día de la humanidad. Por muchas fases que hayamos pasado ya, está claro que nos encontramos todavía en plena pandemia y que vamos a estar todavía muchos meses luchando contra el COVID-19.

Son muchas y muy variadas las maneras que tenemos como sociedad de luchar contra esta enfermedad. Por un lado, hay que enfrentarse a los efectos en la salud que pueda ocasionar; en ese caso, los médicos, sanitarios y científicos lideran dicha lucha con el ejercicio propio de su profesión y también explicando cuáles son las medidas que los ciudadanos podemos llevar a cabo. Así, el “manos, distancia, mascarilla” se ha convertido en el slogan más repetido por políticos y periodistas en las últimas semanas.

Pero el COVID-19 va a ocasionar muchas otras consecuencias a parte de las sanitarias; concretamente las económicas van a ser de gran impacto especialmente en las Pequeñas y Medianas empresas, que van a tener que revisar todos y cada uno de sus procesos para mejorarlos y optimizarlos.

En este sentido hay varias soluciones creadas para permitir a las PYMES llevar a cabo el análisis y la digitalización de sus procesos críticos. En este contexto, surgió en abril de 2020 la plataforma PedidoE, con el propósito de digitaliza el proceso de pedido de mercancías entre los establecimientos y los distribuidores/proveedores de cualquier sector.

Con PedidoE APP todas aquellas PYMES que deseen optimizar el envío de sus pedidos, disponen de una APP gratuita que les permite realizar los pedidos a todos sus proveedores a través de una APP muy fácil de usar. El proceso no puede ser más sencillo:

  1. El establecimiento realiza el pedido desde la app.
  2. PedidoE digitaliza y convierte el pedido al formato del distribuidor/proveedor.
  3. PedidoE entrega el pedido al ERP del distribuidor/proveedor mediante una conexión directa.
  4. En el caso que el proveedor trabaje con una red EDI (Electronic Data Interchange), PedidoE le entrega el pedido a dicha red EDI.
  5. La red EDI entrega el pedido al distribuidor/proveedor.

Además, PedidoE APP es gratuito para el establecimiento, dado que quien asume el coste del servicio es el proveedor/distribuidor, que paga un pequeño coste de gestión por recibir e integrar los pedidos. Nuestra manera de trabajar se basa en aplicar precios honestos y justos, dando transparencia total a nuestros usuarios y ofreciendo gratis el servicio a pymes y pequeños proveedores/distribuidores. Esta es la manera que tenemos en PedidoE APP de aportar nuestro granito de arena en la lucha contra la pandemia, persiguiendo la misión de digitalizar procesos en un sector, el de la última milla de la distribución, donde la digitalización, la automatización y la optimización de costes son más necesarias que nunca.

En conclusión, PedidoE se sitúa al lado de las pequeñas y medianas empresas para ayudarlas a mejorar y digitalizar sus procesos mediante el uso de tecnología adaptada a las necesidades del sector.

Todos recordaremos el 2020 como uno de los años más extraños de nuestra vida debido al COVID-19, un virus que al principio parecía algo local de una lejana provincia de China y que poco a poco lo ha ido inundando todo y afectando cada uno de los aspectos de nuestra vida. Pero si además te dedicas a sectores como el turístico,  el ocio o la organización de grandes eventos, que supone el 12% del PIB de España, la afectación llega a su grado máximo.

En este contexto, recientemente hemos sabido que Alimentaria 2020 “el salón propio más importante del país” según Constantí Serrallonga, director general de Fira de Barcelona, no va a realizarse en sus fechas habituales y se traslada - de momento - al mes de Mayo de 2021.

Alimentaria 2020 se posponeLa noticia que hizo que Fira de Barcelona tomara finalmente esta decisión fue que la principal marca participante en el evento, Nestlé, anunciara que no iba a participar en la edición de 2020.

Antes de Alimentaria otras grandes ferias de todos los sectores de Barcelona habían tomado la misma decisión, empezando por el MWC y siguiendo por la Valmont Barcelona Bridal Fashion Week, BizBarcelona, FoodTech, el Náutico, Smart City Expo World Congress, Expoquimia, Eurosurfas y Equiplast, entre otros.

Frente a este panorama, los proveedores y distribuidores del sector HORECA han visto cómo el principal evento anual para la toma de contacto con nuevos clientes así como de fidelización y seguimiento de las relaciones comerciales existentes, desaparece y se plantean de qué manera podrán revertir el efecto de esta medida.

Así las cosas, la tecnología se plantea como la única vía para el desarrollo comercial, ya sea mediante el uso de plataformas para la captación o fidelización de clientes, como las plataformas de marketing o CRMs, o a través de soluciones más disruptivas que permitan transformar los procesos operativos actuales con el objetivo de poner el foco comercial en la mejora del servicio a los clientes.

Es aquí donde una solución como PedidoE se consolida como una herramienta clave para la optimización y digitalización del proceso de recogida de pedidos, entre clientes B2B y proveedores/distribuidores.

Esquema de funcionamiento de PedidoE

Justamente eso es lo que hace PedidoE: dotar de tecnología los tediosos -y manuales- procesos de recepción de pedidos, poniendo en el centro la satisfacción de los clientes, y automatizando el proceso para el proveedor/distribuidor. Conseguimos así que los equipos comerciales de proveedores y distribuidores puedan centrarse en la captación y fidelización de sus clientes, y dediquen menos tiempo a introducir manualmente pedidos recibidos por teléfono, por whatsapp o por correo electrónico.

Para los puntos de venta, PedidoE proporciona acceso a una sencilla APP desde la cual es posible realizar los pedidos a sus distintos proveedores, de cualquier sector, de un modo fácil y muy intuitivo, estandarizando así el proceso de realización de pedidos. Además, la APP ofrece características propias como la posibilidad de repetir pedidos recurrentes, seleccionar artículos favoritos de cada distribuidor o ver el historial de pedidos realizados, algo que es muy útil cuando se revisa la mercancía entregada.

APP PedidoE paso a paso

En lo referente a lo que ofrece PedidoE a los distribuidores y proveedores, la plataforma facilita y estandariza el proceso de pedido, pues se recibirán todos los pedidos, de todos sus clientes, en el mismo formato, ya sea a través de correo electrónico, o integrados en su ERP. Además, en nuestra plataforma encontrarán el historial de pedidos recibidos para su correcta gestión y tramitación.

Para aquellos proveedores que trabajan su distribución con múltiples distribuidores regionales, ofrecemos la posibilidad de segmentar los puntos de venta según el distribuidor, y reenviar los pedidos al distribuidor que corresponda según la localización del punto de venta.

Por lo tanto, podemos concluir que no sabemos hasta cuándo proveedores y clientes podrán volver a encontrarse en una gran feria pero, por suerte, soluciones como PedidoE pueden ayudar a la optimización y digitalización de los procesos para que los equipos comerciales puedan centrarse en las actividades de venta en este momento en el que vender es lo más importante.

¿Quieres saber más sobre PedidoE APP?

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Tirando de hemeroteca podemos encontrar que los primeros mensajes EDI (Electronic Data Interchange) datan de 1965. No obstante no fue hasta la década de los 90’ cuando las transacciones electrónicas empezaron a tomar volumen con el inicio de la andadura de compañías como Amazon o eBay. Finalmente ya en el siglo XXI se han estandarizado los eCommerce y hay una aceptación prácticamente total a las compras electrónicas.

Ahora con las tecnologías 4G y 5G estas compras pueden realizarse desde dispositivos móviles como teléfonos y tablets haciendo de esta manera que el proceso de compra se pueda realizar desde cualquier lugar (con cobertura) y a cualquier hora. Es decir, no es necesario que el vendedor o vendedora esté en línea para hacer el pedido así que ésta es una de las ventajas que facilita el pedido electrónico con PedidoE: autonomía en las compras.

Ni que decir tiene que poder realizar todas las compras a todos tus proveedores desde una única aplicación dota al establecimiento de una herramienta que simplifica y centraliza su proceso de compra. Por otro lado, es muy común encontrar que una misma persona, el dueño, el gerente o el encargado gestiona más de un establecimiento. En estas situaciones PedidoE APP permite a esta persona realizar las compras de todos sus centros, indepedientemente de que se trae de proveedores diferentes.

Desde el punto de vista de la contabilidad de la pyme, PedidoE APP ofrece la posibilidad de recibir la factura electrónica, y disponer de informes contables así como de análiticas de compras de los pedidos electrónicos realizados mediante la app.

Con PedidoE APP, el proveedor o distribuidor carga en el Portal de Proveedores su catálogo de productos y asigna, si lo desea, la tarifa con la que cada centro comprador va a operar, segmentando así su cartera de clientes. Realizar todos tus pedidos con PedidoE APP garantiza que no habrán errores ni en el producto ni en la cantidad ya que es el propio comprador quien selecciona el producto y cantidad deseados. Por lo tanto tenemos que se reducen los errores y se ahorra tiempo en la introducción manual de pedidos ya que ya no es necesario transcribirlos al ERP de manera manual después de recibirlos por email, teléfono o WhatsApp: eliminación de introducción manual y reducción de errores que podrían terminar por afectar al stock del establecimiento.

Tampoco es preciso que los comerciales tomen nota de los pedidos cuando visitan los centros, así que podrán dedicar más tiempo hablar con su cliente, presentarle nuevos productos y promociones, y a fin de cuentas, fidelizarlo. Esto permite a los distribuidores llegar a más establecimientos de manera que la flota de comerciales se convierte en escalable: pueden atender a más clientes con la misma red comercial.

Por último, el hecho de que los pedidos viajen por la plataforma garantiza que el receptor del pedido lo recibirá en el formato que desee para poder integrarlo de manera automática en su ERP y así poder agilizar al máximo su proceso interno de contabilización y preparación del pedido: integración automática y rapidez de gestión.

La digitalización de procesos y concretamente el pedido electrónico y la factura electrónica es sin duda una herramienta de enorme valor tanto para proveedores como para clientes ya que ambos se benefician del proceso. Es el momento de enrolarse en proyectos y cambios que permitan escalar y obtener valor y sin duda la APP PedidoE es un proyecto que ofrece precisamente ese valor.

Terminamos con el resumen de las ventajas de enviar pedido electrónico con PedidoE APP:

Ventajas para los distribuidores

  • Ahorrar costes de operativa de recogida de pedidos
  • Digitalizar el proceso de pedido manual
  • Automatizar la integración del pedido con el ERP (e.g. SAP, SAGE, Navision, Sighore y otros)
  • Reducir llamadas a un call center, o reducir el tiempo dedicado a llamadas
  • Ayudar al comercial a dedicar más tiempo a vender y menos a recoger pedidos manualmente
  • Reducir costes y errores, etc.

Y también tiene ventajas para las tiendas

  • Herramienta de pedido sencilla y rápida.
  • Estandarizar proceso de compra con todos sus distribuidores.
  • Facturación electrónica centralizada.
  • Estadísticas y contabilidad mensual y trimestral más sencilla.

PedidoE es una plataforma de transacciones electrónicas EDI (Electronic Data Interchange) y como toda plataforma EDI se usa para el envío y recepción de transacciones mediante el intercambio de ficheros. En este caso este intercambio será entre los proveedores/distribuidores (los vendedores) y sus establecimientos y puntos de venta (los compradores). Para ello los compradores disponen de PedidoE: una APP que les permite hacer pedidos de manera sencilla y rápida y una vez estos pedidos sean enviados desde la app, la plataforma los convertirá en ficheros EDI integrables por el ERP (Enterprise Resource Planning) del vendedor para así integrarlos de manera automática y proceder a servirlos.

Pero no sólo el pedido es una transacción electrónica. Albaranes y facturas son también transacciones que van a viajar por la plataforma PedidoE. De esta manera incrementaremos el intercambio de ficheros entre compradores y vendedores de manera que ambos puedan automatizar procesos y poner a dispisición de los compradores en la app PedidoE de información muy relevante como volúmenes de compra, reports contables que faciliten la contabilidad de la pyme, o totales de facturación segmentados por proveedor, categoría de productos, entre otros.

Para llegar a usar la app de pedido electrónico PedidoE es necesario que el vendedor publique en la plataforma una determinada información para que la App pueda mostrarla al comprador. Cada vendedor tendrá un acceso web a la plataforma para poder publicar allí esta información y hacer las actualizaciones pertinentes. Esta información se compone de:

 

¿Qué información del distribuidor necesitamos en la plataforma PedidoE para empezar a trabajar?

 

- Catálogo de productos.

- Tarifas de clientes.

- Listado de tiendas.

Catálogo de productos

PedidoE carga de productosExportar los productos a un fichero .csv debe ser una operación sencilla y habilitada en el ERP del vendedor. Una vez exportado el fichero, mediante el acceso web el vendedor podrá subirlo a la plataforma. Los datos que necesitamos de los productos son:

 

 

  • EAN del producto (código de barras)
  • Referencia del producto interna del distribuidor
  • Nombre del producto
  • Categoría
  • Unidad de expedición (unidades, cajas, kgs, packs, litros, etc.)
  • Unidades/Caja
  • Imagen del producto (URL)

 

Ejemplo con 4 productos:

8411111111111;1118;1/2 FRANCES;PAN COCIDO;Unidades;;URL_foto
8411111111112;1119;BARRA 400 GR LARGO 80 CM;PAN COCIDO;Cajas;60;URL_foto
8411111111113;1120;1/4 FRANCES;PAN COCIDO;Kgs;;URL_foto
8411111111114;1153;BARRA MUM MASA CRUDA;PAN COCIDO;Cajas;30;URL_foto

 

Tarifas de clientes

PedidoE TarifasExiste la posibilidad mediante el acceso web de cargar los precios de cada producto y crear múltiples tarifas segmentadas por tipología de cliente comprador. Este punto no es imprescindible, aunque sí muy recomendable. Es decir, la App funciona perfectamente sin precios, que se mostrarían en blanco y el pedido sería "no valorado". 

 

Los datos que componen una tarifa son:

 

  • Nombre Tarifa
  • Referencia de producto
  • Precio del producto

 

Ejemplo con 3 productos y 1 tarifa:

Tarifa1;1003;2.10
Tarifa1;1004;8.00
Tarifa1;1005;22.99

 

Ejemplo con 3 productos y 2 tarifas segmentadas:

Tarifa1;1003;2.10
Tarifa1;1004;8.00
Tarifa1;1005;22.99
Tarifa2;1003;2.30
Tarifa2;1004;9.00
Tarifa2;1005;24.99

 

Listado de tiendas

PedidoE mapa localizaciones tiendasPara que un proveedor pueda recibir pedidos, es preciso identificar los establecimientos que van a poder enviarlos. Desde el acceso web el proveedor podrá cargar un fichero .csv con la información de los establecimientos. Esto les permitirá enviar invitaciones para que sus clientes descarguen la App y puedan pedir los productos que se han publicado. Estos datos sirven para identificar al cliente en la plataforma, y poder enviarle una invitación por email:

 

  • Código de cliente.
  • Nombre del comercio.
  • Email del comercio.

 

Ejemplo con 4 tiendas:

533;Carnicería Carmen;Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
584;Supermercado Don Carlos;Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
844;Restaurante Ca la Lola;Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
154;Bar Don Pepe;Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Con estos 3 grupos de información ya estaría todo preparado para empezar a trabajar. Con la información de productos y tarifas la app queda alimentada y con la información de las tiendas compradores se podrán enviar invitaciones a éstas. Insistimos en que la información de las tarifas es opcional, es decir: la App funciona perfectamente sin ellas. La existencia de las tarifas define si el pedido será valorado o no valorado. Por otro lado disponer de precios puede ser muy útil para las tiendas, para determinar el coste total del pedido, y poder hacer sus presupuestos.

Finalmente, y no menos importante, está la parte del intercambio del pedido electrónico entre la plataforma PedidoE y el ERP del distribuidor/proveedor. En este sentido, en general la gran mayoría de ERPs comerciales en el mercado hoy día tienen ya desarrollada la posibilidad de integrar ficheros de pedido electrónico, así como la posibilidad de generar albaranes y facturas electrónicas.

En este sentido, PedidoE desarrolla la integración necesaria para entregarle al ERP la información del pedido en el formato que el ERP del distribuidor podría integrar.

Por fin ha llegado y ha venido para quedarse. La App de pedido electrónico PedidoE es una aplicación móvil sencilla y ágil que permite a los establecimientos realizar compras a proveedores y distribuidores de cualquier sector de manera centralizada y segura. 

 

Un equipo de profesionales en las plataformas EDI (Electronic Data Interchange) con más de 20 años de experiencia acumulada en el sector lo han hecho posible. Se acabaron los emails, los accesos a diferentes entornos web y múltiples e-commerce, las llamadas o los whatsapp para hacer las compras, ya que en adelante estos pedidos se van a digitalizar usando la aplicación PedidoE y los proveedores los podrán recibir como pedidos EDI integradamente en su ERP, obteniendo un fichero personalizado que esta nueva plataforma EDI les va a proporcionar. Se trata sin duda de un win - win en toda regla ya que tanto los compradores como los vendedores salen beneficiados.

 

¿Cuáles son los beneficios para el establecimiento que compra con la App de pedido electrónico PedidoE?

 

  • Por un lado el establecimiento dispone de una única herramienta de fácil uso para hacer las compras de forma estabdarizada a todos sus proveedores/distribuidores. Con la App de PedidoE puedes simplemente seleccionar el proveedor, los productos que desean y  la cantidad para confirmar la compra.
  • El comprador también se beneficia de ofertas en tiempo real que los proveedores pueden lanzar visualizandose éstas en la App PedidoE mediante un sistema de notificaciones que avisa de la nueva promoción.
  • Así mismo, el hecho de digitalizar los pedidos implica que se puede disponer de un historial de pedidos realizados y también de estadísticas sobre compras realizadas segmentadas por proveedor, categoría o producto.
  • Finalmente, el establecimiento recibirá la factura electrónica en la App, de manera que estará relacionarla con el pedido realizado teniendo así acceso a un informe mensual consolidado de facturas para facilitar la contabilidad de la pyme.

 

¿Qué ventajas obtiene el distribuidor con esta nueva metodología de trabajo?

 

Como es el establecimiento quien introduce el pedido en la App, el proveedor ya no precisa introducirlo manualmente en su sistema. Esto evita que se produzcan errores tecleando los pedidos ya que el establecimiento selecciona desde la App los productos y cantidades que desea comprar, no hay errores de transcripción.

 

Como consecuencia del punto anterior, la plataforma proporciona al proveedor el fichero con el pedido en el formato que desee (txt, EDI, xml, csv, etc.) para que así los pedidos se integren de manera automática en el ERP.

 

Esto supone un ahorro en el tiempo dedicado a los pedidos recurrentes de manera que representa menos esfuerzo recoger los pedidos. Los comerciales pueden con la ayuda de la app PedidoE dedicar más tiempo a generar valor y ofrecer nuevos productos llegando a su vez a más compradores. La flota de comerciales se convierte así en escalable, pudiendo llegar a más clientes con la misma flota. Con la App de pedido electrónico PedidoE el distribuidor llega a más clientes con la misma flota comercial.

 

Con esta aplicación se pretende digitalizar un nicho de mercado, el de los establecimientos del pequeño comercio y Pymes tales como bares, restaurantes, peluquerías, panaderías, ferreterías, pequeños supermercados, etc. que hasta la fecha no han podido beneficiarse de las características de la transacción electrónica y la digitalización de procesos. 

 

Es un reto apasionante cuya consecución persigue facilitar el día a día de estos comercios y proveedores o distribuidores maximizando así los beneficios de ambos.

¿Deseas participar con nosotros en este reto?

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Miércoles, 22 Abril 2020 07:32

¿El mejor momento para hacer cambios? Ahora.

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